Gebruikersbeheer

15 april 2026

Nodig teamleden uit, wijs de rol Eigenaar, Beheerder of Agent toe en beheer wie toegang heeft tot uw LenoChat werkruimte.

Hoe gebruikersbeheer werkt in LenoChat

Elke LenoChat-werkruimte heeft één teamrooster, toegankelijk via Teaminstellingen in de hoofdnavigatie. De lijst bevat alle huidige leden met hun naam, functietitel, rol en onlinestatus. Vanuit deze weergave kunnen eigenaren en beheerders van de werkruimte nieuwe leden uitnodigen, bestaande rollen wijzigen, profielgegevens bijwerken en gebruikers permanent verwijderen. Agenten kunnen het rooster bekijken, maar kunnen geen beheeracties uitvoeren. Alle beheeracties worden afgedwongen op zowel de client als de server. Het verbergen van de bedieningselementen voor agenten wordt ondersteund door toestemmingscontroles aan de serverzijde, dus het omzeilen van de gebruikersinterface is niet mogelijk.

Nodig nieuwe teamleden uit per e-mail: zij ontvangen een activatielink die 24 uur geldig is.
Wijs elk lid een van de drie rollen toe: Eigenaar, Beheerder of Agent.
Bewerk de weergavenaam en functietitel van een lid zonder de inloggegevens te wijzigen.
Verwijder leden permanent uit uw werkruimte — hun login wordt onmiddellijk ingetrokken.
Draag indien nodig het eigendom van de werkruimte over aan een ander teamlid.
Controleer de teambeschikbaarheid met live statusindicatoren: Beschikbaar, Bezet of Offline.

De drie rollen uitgelegd

LenoChat gebruikt drie rollen om te bepalen wat elk teamlid op de werkruimte kan zien en doen. Elke werkruimte heeft precies één eigenaar en kan een willekeurig aantal beheerders en agenten hebben binnen de limieten van uw huidige abonnement. Rollen zijn geen cosmetische labels: ze bepalen welke UI-besturingselementen worden weergegeven, welke API-acties zijn toegestaan en welke instellingenpagina's toegankelijk zijn.

Eigenaar — heeft volledige, onbeperkte toegang tot de gehele werkruimte. De Eigenaar kan gebruikers uitnodigen, elke rol wijzigen, elk profiel bewerken, elk lid verwijderen (behalve zichzelf) en is de enige persoon die het eigendom van de werkruimte aan iemand anders kan overdragen. Er is altijd precies één Eigenaar per werkruimte.
Beheerder — kan bijna alles doen wat een eigenaar kan doen, met twee belangrijke uitzonderingen: beheerders kunnen geen andere beheerders of de eigenaar beheren, en ze kunnen het eigendom van de werkruimte niet overdragen. Beheerders kunnen agenten en andere beheerders uitnodigen, de rol van een agent wijzigen en agenten verwijderen.
Agent — de standaard ondersteunende rol. Agenten handelen gesprekken af in de inbox en kunnen het teamrooster bekijken om te zien wie er beschikbaar is, maar ze hebben geen mogelijkheden voor teambeheer. Ze kunnen geen gebruikers uitnodigen, rollen wijzigen, gegevens van andere leden bewerken of iemand verwijderen.

LenoChat teammanagementdashboard met teamleden met hun rollen, statussen en toegewezen gesprekken

Rolmachtigingen in één oogopslag

De onderstaande tabel vat precies samen wat elke rol kan doen in het gebied Teaminstellingen. Alle rijen weerspiegelen de afgedwongen machtigingen: acties gemarkeerd met Nee worden geblokkeerd op zowel UI- als API-niveau.

Actie	Eigenaar	Beheerder	Agent
Bekijk teamrooster	Ja	Ja	Ja
Nieuwe teamleden uitnodigen	Ja	Ja	Nee
Uitnodigen als beheerder	Ja	Ja	Nee
Uitnodigen als eigenaar	Nee — gebruik eigendomsoverdracht	Nee	Nee
Rol van de veranderagent	Ja	Ja	Nee
Wijzig de rol van de beheerder	Ja	Nee	Nee
Rol van eigenaar wijzigen	Nee	Nee	Nee
Bewerk de naam en functietitel van een lid	Ja	Alleen agenten	Nee
Een agent verwijderen	Ja	Ja	Nee
Een beheerder verwijderen	Ja	Nee	Nee
Verwijder de eigenaar	Nee	Nee	Nee
Eigendom van werkruimte overdragen	Ja	Nee	Nee

Tip: Wijs de beheerdersrol toe aan senior teamleiders en laat het ondersteunend personeel aan de frontlinie over als agenten. Dit beperkt de blootstelling als het account van een teamlid wordt gehackt. Agenten kunnen het team niet wijzigen, gebruikers uitnodigen of toegang krijgen tot werkruimte-instellingen buiten hun eigen profiel.

Een nieuw teamlid uitnodigen

Als u een nieuw teamlid uitnodigt, wordt er een e-mail gestuurd met een unieke activatielink. De link is 24 uur geldig. Totdat de ontvanger op de link klikt en zijn of haar account activeert, verschijnt hij of zij in het teamrooster met de status In behandeling. U kunt de uitnodiging op elk gewenst moment opnieuw verzenden voordat de link verloopt.

Stap 1: Navigeer naar Teaminstellingen vanuit de zijbalk van het dashboard. In de tabel Teamleden staan alle huidige leden vermeld.
Stap 2: Klik op de knop Gebruiker uitnodigen in de rechterbovenhoek van de tabel. Er wordt een zijpaneel geopend met het uitnodigingsformulier.
Stap 3: Vul alle vier de verplichte velden in: Naam (de volledige naam van het teamlid), E-mailadres (hun zakelijke e-mailadres), Rol (kies Agent of Beheerder) en Functietitel (hun functie, bijvoorbeeld 'Ondersteuningsagent' of 'Verkoopleider').
Stap 4: Klik op Gebruiker uitnodigen om de uitnodiging te verzenden. LenoChat valideert de e-mail. Als het adres al van een actief lid is, ziet u de foutmelding 'Gebruiker bestaat al' en wordt de uitnodiging niet verzonden.
Stap 5: De ontvanger ontvangt een uitnodigingsmail van support@lenochat.com met een gepersonaliseerde activatielink. Ze klikken op de link, stellen hun eigen wachtwoord in en worden als actief lid aan je teamrooster toegevoegd.

LenoChat Nodig een teamgenootpaneel uit met de formuliervelden Naam, E-mail, Rol en Functie voor het toevoegen van een nieuw teamlid

Wat er gebeurt nadat de uitnodiging is verzonden

Zodra u op Gebruiker uitnodigen klikt, genereert LenoChat een unieke uitnodigingscode van 10 tekens, slaat een tijdstempel van 24 uur op en verzendt een gepersonaliseerde e-mail. Het proces is volledig geautomatiseerd. Er is geen handmatige follow-up nodig, tenzij de ontvanger de e-mail niet ontvangt of de link verloopt voordat hij zijn account activeert.

De uitnodigingscode is voor eenmalig gebruik en gekoppeld aan het uitgenodigde e-mailadres. Als de ontvanger probeert te activeren met een ander e-mailadres, mislukt de activering.
Als er 24 uur verstrijken zonder activering, vervalt de link en kan de gebruiker de aanmelding via die link niet voltooien. Gebruik de optie Uitnodiging opnieuw verzenden in het actiemenu van het teamrooster om een nieuwe code te genereren met een nieuw venster van 24 uur.
Na activering verschijnt het nieuwe lid in het teamrooster met zijn naam, functietitel, rolbadge en een offline statusindicator. Hun eerste login is met de inloggegevens die ze tijdens het activeringsproces hebben ingesteld.
In behandeling zijnde (nog niet geactiveerde) gebruikers zijn zichtbaar in het teamrooster, zodat u weet dat de uitnodiging is verzonden. Ze kunnen pas inloggen nadat ze de activeringsstap hebben voltooid.

Tip: Als een nieuw teamlid zegt dat hij de uitnodigings-e-mail niet heeft ontvangen, vraag hem of haar dan eerst zijn spammap te controleren voordat hij Uitnodiging opnieuw verzenden gebruikt. Uitnodigings-e-mails komen van support@lenochat.com. Door dit adres aan de toelatingslijst in hun e-mailclient toe te voegen, wordt voorkomen dat toekomstige uitnodigingen worden gefilterd.

Hoe u de rol van een teamlid kunt wijzigen

Rolwijzigingen worden onmiddellijk van kracht; uitloggen of herstarten van de sessie is niet vereist. Wanneer u een agent promoveert tot beheerder, krijgt deze direct toegang tot teambeheerfuncties. Wanneer u een beheerder degradeert tot agent, wordt zijn beheertoegang onmiddellijk ingetrokken.

Stap 1: Zoek het teamlid in de tabel Teamleden.
Stap 2: Klik op het actiemenu met drie stippen aan het rechteruiteinde van de rij.
Stap 3: Selecteer Rol wijzigen in het vervolgkeuzemenu.
Stap 4: Er verschijnt een dialoogvenster waarin de huidige rol van het lid wordt weergegeven. Selecteer de nieuwe rol – Agent of Beheerder – en klik vervolgens op Rol wijzigen om te bevestigen.
De rolbadge op de teamroosterrij wordt onmiddellijk bijgewerkt. De sessie van het lid wordt niet onderbroken; de wijzigingen zijn van toepassing op alle nieuwe acties die ze vanaf dat moment ondernemen.

LenoChat Dialoogvenster Rol wijzigen met de optie om een nieuwe rol aan een teamgenoot toe te wijzen

Hoe u de gegevens van een teamlid kunt bewerken

U kunt de weergavenaam en functietitel van een teamlid op elk gewenst moment bijwerken. E-mailadressen zijn alleen-lezen nadat het account is aangemaakt en kunnen niet worden gewijzigd via het paneel Teaminstellingen. Als een lid een nieuw e-mailadres nodig heeft, moet het huidige account worden verwijderd en moet er een nieuwe uitnodiging naar het bijgewerkte adres worden verzonden.

Stap 1: Klik op het actiemenu met drie stippen in de rij van het teamlid.
Stap 2: Selecteer Details bewerken in de vervolgkeuzelijst.
Stap 3: Update de velden Naam en/of Functie. Het veld E-mail is grijs en kan niet worden bewerkt.
Stap 4: Klik op Opslaan. De wijzigingen zijn onmiddellijk van toepassing en worden weerspiegeld in het teamrooster en in het eigen profiel van het lid.

LenoChat Het paneel Details bewerken toont de velden Naam en Functie, terwijl het veld E-mail grijs wordt weergegeven

Hoe u een teamlid kunt verwijderen

Als u een teamlid verwijdert, wordt zijn/haar account permanent verwijderd uit uw werkruimte. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. De verwijderde gebruiker verliest onmiddellijk alle toegang tot de werkruimte en kan niet inloggen. Alle eerder aan hem toegewezen gesprekken blijven in de inbox staan en kunnen opnieuw worden toegewezen door een Eigenaar of Beheerder.

Stap 1: Klik op het actiemenu met drie stippen in de rij van het teamlid.
Stap 2: Selecteer Gebruiker verwijderen in de vervolgkeuzelijst.
Stap 3: Er verschijnt een bevestigingsvenster. Dit dialoogvenster kan niet worden gesloten door erbuiten te klikken; u moet de verwijdering expliciet bevestigen of annuleren.
Stap 4: Klik op Verwijderen om te bevestigen. De gebruiker wordt onmiddellijk uit het rooster verwijderd en de inloggegevens worden ongeldig gemaakt.
Eigenaars kunnen zichzelf niet verwijderen. Beheerders kunnen geen andere beheerders of de eigenaar verwijderen. Agenten hebben geen toegang tot de verwijderactie.

Hoe u het eigendom van een werkruimte kunt overdragen

Het eigendom van de werkruimte kan door de huidige eigenaar worden overgedragen aan elke andere actieve beheerder of agent. Na de overdracht wordt de huidige eigenaar beheerder. Hij behoudt volledige toegang tot de werkruimte, maar verliest de exclusieve mogelijkheden die alleen voor de eigenaar gelden, zoals de mogelijkheid om het eigendom opnieuw over te dragen. De nieuwe Eigenaar krijgt onmiddellijk alle Eigenaarsrechten.

Stap 1: Klik op het actiemenu met drie stippen in de rij van het doelteamlid: de persoon die de nieuwe eigenaar wordt.
Stap 2: Selecteer Accounteigenaar wijzigen in de vervolgkeuzelijst. Deze optie is alleen zichtbaar voor de huidige Eigenaar.
Stap 3: Bevestig de overdracht in het dialoogvenster. De wijziging is permanent en onmiddellijk: zodra deze is bevestigd, wordt u beheerder en wordt het geselecteerde lid de nieuwe eigenaar.

Limieten teamlidplan

Het aantal teamleden dat u kunt toevoegen, is afhankelijk van uw abonnement. Wanneer u de limiet voor uw abonnement bereikt, wordt de knop Gebruiker uitnodigen uitgeschakeld en verschijnt er een gele upgradebanner bovenaan de tabel Teamleden. Upgrade om meer teamgenoten toe te voegen.

Plan	Maximum aantal teamleden	Gedrag wanneer limiet bereikt is
Gratis	2 (jij + 1 extra)	Knop Gebruiker uitnodigen uitgeschakeld; gele upgradebanner getoond
Plus	5	Knop Gebruiker uitnodigen uitgeschakeld; gele upgradebanner getoond
Pro	Onbeperkt	Geen limiet — Knop Gebruiker uitnodigen altijd actief

Het teamledendashboard

Het teamledendashboard is beschikbaar op Plus- en Pro-abonnementen en geeft eigenaren en beheerders een realtime operationeel beeld van het hele team. Het toont live beschikbaarheidsgegevens naast de gesprekswerklaststatistieken, zodat u in één oogopslag kunt zien wie beschikbaar is om nieuwe chats te beantwoorden, wie de capaciteit heeft en hoe de gesprekken over het team zijn verdeeld.

Beschikbaar (groen) — agenten met hun status ingesteld op Beschikbaar zijn klaar om nieuwe gesprekken te accepteren.
Bezet (rood) — agenten die zichzelf als Bezet hebben gemarkeerd, ontvangen geen nieuwe automatische toewijzingen totdat hun status verandert.
Offline (grijs) — agenten die niet zijn ingelogd of het dashboard hebben gesloten.
Toegewezen chats — het totale aantal open gesprekken dat momenteel aan elke agent is toegewezen.
Ongelezen — het aantal ongelezen berichten in de aan elke agent toegewezen gesprekken, rood gemarkeerd wanneer groter dan nul.

Veel voorkomende problemen en oplossingen

De knop Gebruiker uitnodigen is grijs en er kan niet op worden geklikt

U heeft de teamledenlimiet voor uw huidige abonnement bereikt. Bij het gratis abonnement is de limiet 2 leden; op Plus is het 5. De knop wordt automatisch uitgeschakeld wanneer de limiet is bereikt en er verschijnt een gele upgradebanner bovenaan het teamrooster. Ga naar Instellingen → Facturering en upgrade naar het Pro-abonnement om de limiet te verwijderen en de knop Gebruiker uitnodigen opnieuw in te schakelen.

Het uitgenodigde teamlid heeft de activatie-e-mail nooit ontvangen

Vraag de ontvanger eerst om zijn map met spam of ongewenste e-mail te controleren. Uitnodigings-e-mails komen van support@lenochat.com en worden soms gefilterd. Als de e-mail niet in de spam zit, is de 24-uursactiveringslink mogelijk al verlopen. Open Teaminstellingen, zoek het lid dat in behandeling is in de lijst, klik op het actiemenu met drie stippen in de rij en selecteer Uitnodiging opnieuw verzenden om een nieuwe activeringslink te genereren met een nieuwe vervaldatum van 24 uur.

Ik kan de rol van een teamlid niet veranderen

Rolwijzigingen worden beperkt door uw eigen rol. Beheerders kunnen alleen de rol van agenten wijzigen; ze kunnen de rol van een andere beheerder of de rol van de eigenaar niet wijzigen. Alleen de eigenaar kan de rol van een beheerder wijzigen. Als u de optie Rol wijzigen grijs ziet of helemaal ontbreekt, controleer dan of u een eigenaar of beheerder bent en of het doellid niet de eigenaar is. Als de optie nog steeds niet beschikbaar is nadat u uw rol heeft bevestigd, neem dan contact op met LenoChat ondersteuning.

Een teamlid zegt dat hij de pagina Teaminstellingen niet kan zien

De pagina Teaminstellingen en de knop Gebruiker uitnodigen zijn zichtbaar voor alle rollen, maar beheeracties (uitnodigen, rollen wijzigen, verwijderen) zijn beperkt tot eigenaren en beheerders. Agenten kunnen het teamrooster bekijken, maar zien de knop Gebruiker uitnodigen uitgeschakeld en hebben geen actiemenu in de rijen van andere teamleden. Als een agent beheertoegang nodig heeft, moet een eigenaar zijn rol wijzigen in Beheerder in Teaminstellingen.

Ik heb per ongeluk een teamlid verwijderd en moet zijn/haar account herstellen

Accountverwijdering in LenoChat is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt vanuit het dashboard. De gesprekken van de verwijderde gebruiker blijven in de inbox staan en kunnen opnieuw worden toegewezen. Om de toegang voor dezelfde persoon te herstellen, gebruikt u de knop Gebruiker uitnodigen om hem of haar een nieuwe uitnodiging naar hetzelfde e-mailadres te sturen. Ze moeten het activeringsproces opnieuw voltooien en beginnen met een nieuw account. Alle eerdere gespreksgeschiedenis die aan hun oude account is gekoppeld, blijft toegankelijk in uw inbox, maar is niet langer gekoppeld aan hun nieuwe profiel.

Veelgestelde vragen

Kan ik iemand rechtstreeks uitnodigen als werkplekeigenaar?

Nee. U kunt geen uitnodiging verzenden met de rol Eigenaar; het uitnodigingsformulier staat alleen Agent of Beheerder toe. De enige manier om iemand eigenaar te maken, is door hem/haar eerst uit te nodigen als beheerder of agent, te wachten tot hij of zij zijn/haar account heeft geactiveerd en vervolgens de optie Accounteigenaar wijzigen te gebruiken in het actiemenu met drie stippen in de rij. Hierdoor wordt het eigendom onmiddellijk van u aan hen overgedragen.

Hoe lang blijft een uitnodigingslink voor een teamlid geldig?

Uitnodigingslinks zijn 24 uur geldig vanaf het moment dat ze worden verzonden. Als de ontvanger zijn account niet binnen dat venster activeert, vervalt de link en kan hij deze niet gebruiken. Gebruik de optie Uitnodiging opnieuw verzenden in het actiemenu van het teamrooster om een nieuwe link te genereren met een nieuwe vervaldatum van 24 uur. Er geldt geen limiet voor het aantal keren dat u een uitnodiging opnieuw kunt verzenden.

Wat gebeurt er met de gesprekken van een verwijderd teamlid?

Wanneer u een teamlid verwijdert, wordt zijn/haar account verwijderd en wordt zijn inlogtoegang onmiddellijk ingetrokken, maar zijn/haar gesprekken blijven in de inbox van de werkruimte staan. Gesprekken die eerder aan de verwijderde agent waren toegewezen, worden niet meer toegewezen. Ze verschijnen in de wachtrij van de inbox en kunnen worden opgepakt of opnieuw toegewezen door elke andere agent met de juiste toegang. Er gaat geen gespreksgeschiedenis verloren.

Kan een agent andere teamleden uitnodigen of van rol wisselen?

Nee. Agenten kunnen het teamrooster bekijken om te zien wie er in het team zit en wat hun huidige beschikbaarheidsstatus is, maar ze kunnen geen beheeracties uitvoeren. De knop Gebruiker uitnodigen is uitgeschakeld voor agenten en er verschijnt geen actiemenu in de rijen van andere leden. Om een agent deze mogelijkheden te geven, moet een eigenaar zijn rol wijzigen in Beheerder.

Kan ik mijn eigen rol wijzigen in Agent of mezelf uit de werkruimte verwijderen?

Nee. U kunt uw eigen rol niet wijzigen of uw eigen account verwijderen uit Teaminstellingen. Deze acties worden geblokkeerd om onbedoelde vergrendeling van de werkruimte te voorkomen. Als u de Eigenaar bent en uzelf wilt verwijderen, draag dan eerst het eigendom over aan een ander teamlid en vraag vervolgens de nieuwe Eigenaar om uw account te verwijderen. Als u een beheerder bent, vraag dan de Eigenaar om uw rol te wijzigen of uw account te verwijderen.

Hoe weet ik hoeveel teamleden ik mag gebruiken in mijn huidige abonnement?

De huidige abonnementslimiet wordt weergegeven in de gele banner die bovenaan de tabel Teamleden verschijnt wanneer u de limiet bereikt. Werkruimten met een gratis abonnement zijn beperkt tot 2 leden, werkruimten met een Plus-abonnement tot 5, en werkruimten met een Pro-abonnement hebben geen limiet. U kunt uw huidige abonnement ook op elk moment bekijken in Instellingen → Facturering.

Heeft het veranderen van de rol van een teamlid onmiddellijk invloed op de actieve sessie?

Ja. Rolwijzigingen worden onmiddellijk van kracht aan de serverzijde. Het betrokken teamlid hoeft niet uit en weer in te loggen om de nieuwe machtigingen van toepassing te laten zijn; elke actie die hij onderneemt na de rolwijziging is afhankelijk van zijn nieuwe machtigingsniveau. Als een beheerder bijvoorbeeld wordt gedegradeerd tot agent, wordt deze de volgende keer dat hij/zij een beheeractie probeert uit te voeren, automatisch geblokkeerd.