WhatsApp Integratie met LenoChat

Vereisten voordat je begint

Voordat je WhatsApp aan LenoChat kunt koppelen, moet er een paar dingen op orde zijn. Dit zijn eisen die door Meta (het bedrijf achter WhatsApp) worden opgelegd in plaats van LenoChat, dus je moet ze klaar hebben voordat je met de setup begint.

• Een Facebook Business Manager-account — je moet admin-toegang hebben tot de Business Manager die eigenaar is van de WhatsApp Business Account. Als je bedrijf nog geen Business Manager-account heeft, maak er dan business.facebook.com een aan voordat je verder gaat.
• Een geldig telefoonnummer — dit is het nummer waarop klanten je zullen berichten. Het moet een door het bedrijf geregistreerd telefoonnummer zijn, geen persoonlijk. Het nummer kan nog niet geregistreerd zijn bij de reguliere WhatsApp of WhatsApp Business mobiele app — als dat zo is, moet je het eerst uit die apps verwijderen.
• Telefoonnummerverificatie — tijdens het installatieproces stuurt Meta een verificatiecode naar het telefoonnummer via sms of spraakoproep. Zorg dat je toegang hebt om berichten of oproepen op dat nummer te ontvangen.
• Een LenoChat werkruimte — je hebt een actief LenoChat-account nodig. De WhatsApp-integratie is beschikbaar op alle abonnementen, inclusief het gratis abonnement.

Stap-voor-stap Verbindingsgids

Het hele verbindingsproces vindt plaats in je LenoChat dashboard en in een pop-up venster waarin je je authenticeert met Meta. Volg deze stappen zorgvuldig om je WhatsApp Business-nummer te koppelen.

• Stap 1: Log in op je LenoChat dashboard en klik op Instellingen in de linker navigatiebalk.
• Stap 2: Selecteer Integraties in het instellingenmenu. De Integratiepagina toont alle beschikbare kanalen, waaronder WhatsApp, Instagram en Facebook Messenger.
• Stap 3: Zoek het WhatsApp-gedeelte op de Integratiepagina. Als je WhatsApp nog niet hebt verbonden, zie je een paneel met het WhatsApp-logo, een lijst met vereisten en een Connect WhatsApp-knop.
• Stap 4: Klik op de knop Connect WhatsApp. Er opent een nieuw pop-upvenster en leidt je naar de Facebook-inlogpagina van Meta.
• Stap 5: Log in op je Facebook account dat admin-rechten heeft voor je Facebook Business Manager. Als je al bent ingelogd, slaat de pop-up deze stap automatisch over.
• Stap 6: Verleen de gevraagde toestemmingen. LenoChat vereist twee permissies: whatsapp_business_messaging (om berichten namens jou te verzenden en ontvangen) en business_management (om toegang te krijgen tot de gegevens van je WhatsApp zakelijke account). Klik op Doorgaan om goed te keuren.
• Stap 7: Selecteer je WhatsApp zakelijke account. Als je er al een hebt, kies die dan uit de lijst. Zo niet, dan begeleidt Meta je bij het aanmaken van een nieuw WhatsApp Business-account tijdens deze flow.
• Stap 8: Kies het telefoonnummer dat je wilt verbinden. U kunt een bestaand geverifieerd nummer selecteren uit uw WhatsApp zakelijke account of een nieuw nummer registreren. Bij het registreren van een nieuw nummer stuurt Meta een verificatiecode via sms of spraakoproep — voer de code in om te verifiëren.
• Stap 9: Voltooi de begeleide opstelling door je bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, categorie, beschrijving) in te voeren zoals Meta aangeeft. Deze gegevens verschijnen op je WhatsApp Business-profiel dat klanten zien.
• Stap 10: Zodra de installatie is voltooid, sluit het pop-upvenster automatisch en ververst je LenoChatdashboard om het verbonden WhatsApp nummer te tonen. Je ziet een bevestiging met je geverifieerde bedrijfsnaam en telefoonnummer in het WhatsApp-gedeelte van de Integratiepagina.

Beheer van verbonden WhatsApp nummers

Zodra ze zijn verbonden, worden je WhatsApp Business-nummers weergegeven in een tabel op de Integratiepagina onder de sectie WhatsApp. Elke rij toont de geverifieerde bedrijfsnaam en het telefoonnummer. Je kunt je aangesloten nummers op elk moment beheren vanaf dit paneel.

• Het bekijken van verbonden nummers — de WhatsAppsectie toont een raster met twee kolommen: Naam (uw geverifieerde WhatsApp bedrijfsnaam) en Nummer (het weergegeven telefoonnummer, bijvoorbeeld +1 234 567 8900). Elke rij vertegenwoordigt één verbonden telefoonnummer.
• Een nummer loskoppelen — elke rij heeft een Ontkoppel-knop. Klik erop en bevestig de actie in het dialoogvenster dat verschijnt. Het loskoppelen verwijdert het nummer uit LenoChat, maar heeft geen invloed op je WhatsApp zakelijke account aan Meta's kant. Je kunt hetzelfde nummer op elk moment opnieuw aansluiten door de installatiestappen te herhalen.
• Nummers opnieuw verbinden of toevoegen — om een nieuw nummer toe te voegen of een eerder losgekoppeld nummer opnieuw te verbinden, klik je opnieuw op Connect WhatsApp en volg je dezelfde setup-flow. LenoChat verwijdert alle eerder opgeslagen verbindingen voor je werkruimte en vervangt ze door de nummers die tijdens de nieuwe verbindingsstroom zijn geselecteerd.
• Meerdere nummers — als je bedrijf meer dan één WhatsApp Business-nummer gebruikt (bijvoorbeeld aparte nummers voor verkoop en ondersteuning), kun je ze allemaal koppelen tijdens één OAuth-flow. Alle tijdens de installatie geselecteerde nummers verschijnen in de tabel en ontvangen onafhankelijk berichten.

Hoe WhatsApp berichten in je inbox verschijnen

Wanneer een klant een WhatsApp bericht naar het verbonden nummer stuurt, komt het binnen enkele seconden binnen in je LenoChat inbox aan. De inbox-ervaring voor WhatsApp gesprekken is vrijwel identiek aan live chatgesprekken, met een paar WhatsApp-specifieke details.

• Kanaalbadge — elk WhatsApp gesprek toont een groene WhatsAppbadge (kleurcode #25D366) naast de naam van de bezoeker, zodat agenten het kanaal direct kunnen identificeren zonder het gesprek te openen.
• Bezoekersidentiteit — de WhatsApp weergavenaam en telefoonnummer van de klant worden weergegeven als de naam van de bezoeker. Als het WhatsApp profiel van de klant een naam bevat, wordt die naam weergegeven; anders wordt het telefoonnummer gebruikt.
• Berichttypes — tekstberichten verschijnen als standaard chatbubbels. Afbeeldingen die door de klant worden verzonden, worden direct weergegeven als miniaturen waarop agenten kunnen klikken om het in volledige grootte te bekijken. Documentbijlagen (PDFs, spreadsheets, enz.) verschijnen als downloadbare bestandslinks.
• Reageren — agenten typen hun antwoord in hetzelfde berichtinvoerveld dat voor alle kanalen wordt gebruikt en drukken op Verzenden. Het antwoord wordt via de WhatsApp Business API naar de WhatsApp-app van de klant gestuurd. Er is geen verschil in de antwoordworkflow vergeleken met live chat.
• Leno AI afhandeling — als Leno AI is ingeschakeld voor je werkruimte, worden binnenkomende WhatsApp berichten eerst door de AI afgehandeld, net als live chatberichten. De AI reageert met behulp van jouw getrainde kennisbasis. Als de klant een menselijke agent aanvraagt of de AI de vraag niet kan oplossen, wordt het gesprek geëscaleerd naar de agentwachtrij volgens je geconfigureerde overdrachtsregels.

WhatsApp Business API Conversation Windows

De WhatsApp Business API handhaaft een 24-uurs klantenserviceperiode. Begrijpen hoe dit venster werkt is essentieel om WhatsApp gesprekken effectief te kunnen beheren in LenoChat.

• Het 24-uursvenster — wanneer een klant je een bericht stuurt, opent er een 24-uurs servicevenster. Tijdens deze periode kan uw bedrijf onbeperkt antwoorden sturen naar die klant zonder extra kosten per bericht (binnen uw maandelijkse gratis laag of betaalde abonnementstoewijzing).
• Vervaldatum — als er 24 uur verstrijken sinds het laatste bericht van de klant zonder dat uw bedrijf reageert, sluit het servicevenster. Daarna kun je geen verdere berichten naar de klant sturen tenzij je een vooraf goedgekeurde berichttemplate gebruikt (sjabloonberichten brengen aparte kosten met zich mee aan Meta's kant).
• Klantbetrokkenheid — het venster wordt gereset telkens wanneer de klant een nieuw bericht stuurt. Dus als een klant je opnieuw bericht stuurt nadat het venster is verlopen, opent er een nieuw 24-uursvenster en kun je weer vrij antwoorden.
• Impact op LenoChat — LenoChat stuurt antwoorden via de WhatsApp API, dus dezelfde regels voor het 24-uursvenster gelden. Als een medewerker probeert te reageren op een WhatsApp gesprek nadat het venster is verlopen, kan het bericht niet worden afgeleverd. Zorg dat agenten snel reageren op WhatsApp gesprekken om binnen het tijdsraam te blijven.

Ondersteunde berichttypes

Webhook-configuratie en technische details

LenoChat's WhatsApp-integratie gebruikt Meta's webhook-infrastructuur om berichten in realtime te ontvangen. De webhook wordt automatisch geconfigureerd wanneer je de OAuth-verbindingsflow voltooit — er is geen handmatige webhook-installatie aan jouw kant nodig. Dit is wat er achter de schermen gebeurt voor technische referentie.

• Webhook-verificatie — wanneer de webhook geregistreerd is, stuurt Meta een verificatieverzoek naar de server van LenoChat. LenoChat reageert met het juiste challenge-token om te bevestigen dat het eindpunt actief is en eigendom is van LenoChat.
• Berichtbezorging — elke keer dat een klant een bericht stuurt naar je verbonden WhatsApp-nummer, levert Meta een webhook-payload naar de server van LenoChat. De payload bevat de inhoud van het bericht, afzenderinformatie (telefoonnummer en weergavenaam), het ontvangende telefoonnummer-ID en een unieke berichtidentificatie.
• Berichtroutering — LenoChat koppelt de ontvangende telefoonnummer-ID aan het verbonden nummer van je werkruimte, maakt een gesprek aan of zet het gesprek voort in je inbox, en publiceert het bericht in de gespreksdraad. Als Leno AI is ingeschakeld, verwerkt de AI het bericht eerst.
• Uitgaande berichten — wanneer een agent of Leno AI een antwoord stuurt, belt LenoChat de WhatsApp Business API (Graph API v22.0) om het bericht naar de WhatsApp-app van de klant te sturen. De API call gebruikt het langlevende toegangstoken dat tijdens de OAuth-verbinding is verkregen.
• Tokenbeheer — tijdens de OAuth-flow wisselt LenoChat de autorisatiecode uit voor een kortstondige token en upgrade deze vervolgens naar een langlevende token (geldig ongeveer 60 dagen). LenoChat bewaart deze token veilig en gebruikt hem voor alle API oproepen namens jou.

Verbind WhatsApp met LenoChat

Als je je WhatsApp nummer van LenoChat moet loskoppelen — bijvoorbeeld om het aan een ander platform te koppelen of de integratie helemaal te verwijderen — volg dan deze stappen.

• Stap 1: Ga naar Instellingen → Integraties in je LenoChat dashboard.
• Stap 2: Zoek in het WhatsApp-gedeelte het telefoonnummer dat je wilt verbreken.
• Stap 3: Klik op de knop 'Ontkoppelen' naast dat nummer.
• Stap 4: Er verschijnt een bevestigingsdialoog. Klik op Bevestigen om verder te gaan met het verbreken.
• Stap 5: Het nummer wordt uit LenoChat verwijderd. Nieuwe binnenkomende berichten naar dat nummer worden niet langer in je LenoChat inbox bezorgd. De bestaande gespreksgeschiedenis van dat nummer blijft in je inbox ter referentie, maar er worden geen nieuwe berichten toegevoegd.

WhatsApp Best practices voor integratie

Om het meeste uit je WhatsApp-integratie met LenoChat te halen, volg je deze aanbevolen praktijken die helpen om de bezorgbaarheid van berichten, klanttevredenheid en naleving van Meta's beleid te behouden.

• Reageer binnen het 24-uursvenster — beantwoord altijd WhatsApp berichten binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant. Als je dit venster mist, kun je geen verdere berichten sturen tenzij je een sjabloonbericht gebruikt. Leno AI kunt helpen door direct te reageren op veelvoorkomende vragen.
• Train Leno AI met je kennisbasis — als Leno AI WhatsApp gesprekken aanpakt, zorg dan dat je kennisbasis uitgebreid en up-to-date is. WhatsApp klanten verwachten vaak snelle, nauwkeurige antwoorden, en een goed getrainde AI verkort de responstijd aanzienlijk.
• Gebruik een speciaal zakelijk nummer — vermijd het gebruik van een persoonlijk telefoonnummer voor de integratie. Een door het bedrijf geregistreerd nummer bouwt vertrouwen op bij klanten en zorgt ervoor dat het nummer beschikbaar blijft, zelfs als individuele teamleden wisselen.
• Houd de kwaliteitsbeoordeling van je WhatsApp Bedrijf in de gaten — Meta kent een kwaliteitsbeoordeling (Hoog, Gemiddeld of Laag) toe aan je telefoonnummer op basis van klantfeedback. Een lage kwaliteitsbeoordeling kan leiden tot berichtlimieten of accountbeperkingen. Controleer regelmatig je kwaliteitsbeoordeling in Meta Business Manager.
• Stel de openingstijden in — stel je LenoChat openingstijden zo in dat ze automatisch afwezige berichten sturen wanneer je team offline is. Dit beheert de verwachtingen van de klant en voorkomt dat ze eindeloos op een antwoord hoeven te wachten.
• Vul je WhatsApp Business-profiel in — vul je bedrijfsnaam, beschrijving, adres, e-mail en website in Meta Business Manager. Een volledig profiel komt professioneler en betrouwbaarder over voor klanten die je bedrijfsgegevens in WhatsApp bekijken.

Beveiliging en gegevensverwerking

LenoChat behandelt WhatsApp data met dezelfde beveiligingsnormen die voor alle andere kanalen gelden. Begrijpen hoe je data stroomt tussen Meta, LenoChat en je agenten is belangrijk voor compliance en gemoedsrust.

• OAuth-tokens — LenoChat slaat de langlevende toegangstoken op die tijdens de Meta OAuth-flow is verkregen. Dit token geeft LenoChat toestemming om namens jou berichten te verzenden en ontvangen. De token wordt veilig opgeslagen op de servers van LenoChat en wordt nooit blootgesteld aan client-side code of browseropslag.
• Berichtinhoud — berichten worden verzonden tussen Meta en LenoChat via versleutelde HTTPS-verbindingen. De inhoud van berichten wordt opgeslagen in de database van LenoChat als onderdeel van de gespreksdraad, onderworpen aan dezelfde gegevensbewaringsbeleid als alle andere kanalen.
• Privacy van telefoonnummers — klanttelefoonnummers zijn zichtbaar voor medewerkers in de inbox zodat zij het gesprek kunnen identificeren. Telefoonnummers worden niet gedeeld met derden of gebruikt voor andere doeleinden dan het afleveren van berichten en het volgen van gesprekken.
• Toegang intrekken — als je WhatsApp verbreekt of je LenoChat werkruimte verwijdert, wordt het opgeslagen token ongeldig. Je kunt ook de toegang van LenoChat direct intrekken vanuit Meta Business Manager onder Business Settings → Integrations.

WhatsApp versus andere kanalen in LenoChat